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齐乐娱乐现代学院档号编制办法


 齐乐娱乐现代学院档号编制办法
 
、档号编制原则
 
档号是档案实体的存址代号,是固定档案的物理位置,组织排架、存取档案必不可少的条件。档号编制原则,一是唯一性原则。档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象;二是合理性原则。档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。三是稳定性。档号一经确定,一般不应随意改变。四是扩充性原则。档号必须留适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。五是简单性原则。档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省储存空间,提高处理效率。总之,档号编制要层次简明,符号清晰,即方便人工排架、检索和统计,又能适应计算机辩识、组配、检索、编目的需要。
 
 
二、档号的编制
 
档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。
年度号由四位阿拉伯数字组成,不能简化;分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成;案卷号采用所选择的分类号中最下位类目的顺序编码,最下位类为一个流水号,由三位阿拉伯数字组成。例:
 (一)档号模式
 
本办法规定为:年度号+分类号+案卷号
  (二)档号标识
 
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
年度号、分类号、案卷号、件号之间,用短横线“—”连接。
模式为:年度号+分类号+案卷号
××××—××00—1~n
                  案卷号
                       档案二级类目代号
                   档案一级类目代号
        年度号
 (三)档案实体分类举例
 1、党群类DQ
 2010DQ11001
 
案卷号
党群类综合
党群类
年度号
  2、行政类XZ
 2009XZ11001
 
案卷号
行政综合
行政类
年度号
 3、教学工作类JX
 2008JX14—01--001
 
案卷号
学籍管理(代号)
教学类
年度号
  4、科学研究类KY
 2012KY12 03—001
 
案卷号
科研项目(课题)
科研类
年度号
 
5、产品生产与科技开发类CP
 
  2011CP12 01-001
 
案卷号
XX(产品名称)
产品生产与科技开发
年度号
  6、基本建设类JJ
 
  2007JJ12 01001
 
案卷号
基建工程项目名称(代号)
基本建设类
年度号
  7、仪器设备类SB
 
  2006 SP12 01-001
 
案卷号
仪器设备名称
项目二级类目代码
仪器设备
年度号
  8、出版类CB
 
  2002CB13 01001
 
案卷号
学报名称
刊物分类
出版类
年度号
  9、外事WS
 
  2005SW13001
 
案卷号
来校  代码
外事类
年度号
  10、财会CK
 
  2004CK15001
 
案卷号
财会类二级类目       工资清册
财会类
年度号
11、学生档案类XS
2011-XS11—XX-XX
本科
学科(系、专业)
学生管理档案
 学生类
    年度号
12、声像类SX
  2010-SX12 XXX 13-01
 
案卷号
单位代码
XXX内容
照片
声像类
年度号
13、实物类SW
  2006-SW11 XXX XXX 12-001
 
案卷号
单位代码
XXX内容
载体代号(代码)
奖牌奖杯
年度号
               齐乐娱乐现代学院综合档案室
                            2012年8月15日

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